Ok

By continuing your visit to this site, you accept the use of cookies. These ensure the smooth running of our services. Learn more.

20/03/2008

De laatste loodjes wegen het fuifst

Zoals jullie allicht wel weten heb ik me de laatste tijd nogal sterk gefocust op de fuif die ik, samen met W en D organiseer.

En een aantal onder jullie vraagt zich af waarom ik daar zoveel tijd insteek. Zo'n fuif, dat is toch gewoon een zaal zoeken, een DJ zoeken, deuren opengooien en feesten maar?

Wel, niet helemaal.

Ik ga hier geen schematisch lijstje maken van alle zaken die komen kijken bij de organisatie van een fuif. Daar zijn andere (en betere) websites in gespecialiseerd.

Nee, ik vraag me af wat nu net de mensen naar jouw evenement kan trekken.

Voor de grote evenementen, genre sportpaleis, of discotheken, is het simpel: de grote blockbuster en (inter-)nationale ster heeft genoeg uitstraling om verdere reclame al dan niet onnodig te maken.

Wanneer je een fuif geeft in, godbetert, Londerzaal (of all places) beschik je niet over die goodwill van je publiek.
Dan dien je op zoek te gaan naar promotiemiddelen.

Eerst en vooral: een concept. Natuurlijk trekt de eerste de beste chitofuif ook volk, maar die hebben reeds een trouw publiek, een vereniging om op terug te vallen. Heb je geen ondersteunende organisatie achter jou staan, dan is een stevig concept onontbeerlijk.

Qua concept geldt maar één principe: KISS.
Keep It Simple Stupid.
Zorg ervoor dat iedereen bij de eerste glimp dadelijk het concept doorheeft. Het is een fuif, geen kernfysica.

Hoe hebben wij dit aangepakt?

Eerst zijn we op zoek gegaan naar een geschikte datum voor een fuif. We hadden nog geen concept in het hoofd, alleen een brainstormsessie. De allerlaatste vrijdag voor de paasvakantie was de zaal nog vrij, wat uitermate geschikt leek: het beging van 2 weken vakantie voor de schoolgaande jeugd, de start van een verlengd weekend voor de werkmensch.

Dan werd het tijd voor het concept: wat is eigen aan de periode? Vrolijkheid, ontspanning, vakantie, ... Samengevat: Après Ski!

Hoe breng je dat over op het publiek, de avond zelf? Eerste en vooral heb je de aankleding van je zaak nodig: skigear, banners, ... Vervolgens de sneeuw zelf: sneeuwmachines zorgen voor extra effect. Tenslotte: een Flügelhut, met een tweeledig doel. Enerzijds aankleding, anderzijds stimulans van de verkoop.

Eenmaal deze structuur er ligt kan je beginnen denken aan je campagne. Waaruit bestaat die, of kan die bestaan?

  • Website
  • Promotie op andere websites
  • Baanaffiches
  • Plakaffiches
  • Winkelaffiches
  • Flyers
  • Voorverkoopkaarten
  • Goodies
  • Media
  • ...

Hier kruipt tijd in, veel tijd. Een mooie affiche ontwerpen, die de boodschap onmiddelijk overdraagt is moeilijk, vooral omdat de kostprijs exponentieel toeneemt per gebruikte kleur.

Ook qua website-ontwikkeling dienen er enige bruggen genomen te worden: je wilt informatie delen, maar wat kan je bekend maken, en wat moet je publiek de avond zelf nog ontdekken. Hoe ga je voorverkoop houden op je website, wanneer je weet dat het merendeel van je bezoekers minderjarig is, en dus niet over een kredietkaart beschikt?

Wij zijn van start gegaan met de website, simultaan met de ontwikkeling van alle affiches en flyers.
De flyers werden verdeeld op tal van fuiven en evenementen. Niet tussen de ruitenwissers, maar effectief hand-to-hand transfer.

De klassieke media werden aangeschreven met een promotietekst, om wat te teasen. Je kan niet verwachten dat een 15-jarige de lokale media leest, maar misschien zijn ouders wel. En die kunnen op hun beurt het gerucht verder verspreiden.

Drie tot vier weken voor het evenement kan dan de reclame via baanaffiches en reguliere affiches beginnen, een zoektocht langs Vlaamse wegen naar geschikte plaatsen om een reclamebord te plaatsen. Ook leuk: de dagdelijkse gevechten tegen de andere plakploegen: wie plakt wanneer?

Tenslotte is er dan nog de i-marketing: je evenement op zoveel mogelijk andere sites posten, of via een nieuwsbrief verspreiden, in de hoop dat het opgepikt wordt.

"Maar welk van deze zaken heeft nu het meeste effect?" Wel, die vraag stel ik me ook vaak en er is geen eenduidig antwoord op te geven. Wat wel vaststaat is dat baanaffiches, een website en -marketing noodzakelijk zijn om bekend te worden. Vanaf dan is het fingers crossed, en hopen dat de community je event oppikt en adopteert.

Of dat bij ons gelukt is? Dat zullen we zaterdagochtend weten!

CU @ Centrum Londerzeet, nu vrijdag (21 maart) voor de enige, echte, formitastische Après Ski Party!

11:20 Gepost in Varia | Permalink | Commentaren (0)

De commentaren zijn gesloten.